Agencja SaaS obsługująca kilkudziesięciu klientów miesięcznie traciła średnio 17 minut na ręczne onboardowanie każdego nowego klienta — wysyłanie e-maili, tworzenie zadań w Notion, aktualizację CRM i powiadamianie zespołu przez Slack. Zbudowałam w pełni zautomatyzowany przepływ oparty na n8n i Claude API, który wykonuje ten cały proces w 3–4 sekundy.

Jak zbudowałam automatyzację

1. 1

   Audyt procesu — zmapowałam każdy krok manualnego onboardingu i zidentyfikowałam wąskie gardła (błędy copy-paste, opóźnienia, brak spójności e-maili).

2. 2

   Projekt workflow w n8n — Webhook trigger → walidacja danych → sprawdzenie CRM (HubSpot) → Claude AI → równoległe akcje wyjściowe.

3. 3

   Prompt engineering dla Claude — zaprojektowałam systemowy prompt, który na podstawie danych klienta generuje spersonalizowany e-mail powitalny (PL/EN), listę 12 zadań onboardingowych i notatkę do CRM.

4. 4

   Integracje — Gmail/SendGrid (e-mail), Notion (zadania), HubSpot (deal stage → 'Onboarded'), Slack (powiadomienie do kanału #onboarding).

5. 5

   Testy i monitoring — wdrożenie dashboardu analitycznego, automatyczne alerty przy błędach, retries dla nieudanych węzłów.

Screeny